Ресторанный бизнес — это постоянное движение: персонал меняется, мебель ломается, посуда бьётся, оборудование ломается в самый неподходящий момент. При этом инвентаризация в большинстве заведений проводится раз в год «для галочки», а между ревизиями имущество живёт своей жизнью.
В этом кейсе расскажем, как небольшая ресторанная сеть из трёх заведений перешла от хаотичного учёта в тетрадях к прозрачной системе управления имуществом — и сделала это за три рабочих дня.
Почему учёт инвентаря в ресторане — это сложнее, чем кажется
В ресторанном бизнесе есть своя специфика, которая делает учёт имущества особенно непростым:
- Высокая оборачиваемость персонала. Официант проработал два месяца и ушёл — а сколько он унёс с собой? Никто не знает.
- Бой посуды. Тарелки бьются каждый день. Без системного учёта непонятно, когда нужно закупать новые и сколько.
- Дорогостоящее кухонное оборудование. Холодильник, пароконвектомат, посудомоечная машина — каждая единица стоит сотни тысяч рублей и требует регулярного обслуживания.
- Несколько точек. Оборудование перемещается между заведениями: взяли стулья из третьего ресторана для банкета в первом — и они там и остались.
- Банкеты и выездные мероприятия. Посуда и инвентарь выезжают на события — часть остаётся у клиентов, часть возвращается не в том состоянии.
Как внедряли Inventino в трёх ресторанах
Управляющий создал единый аккаунт для всей сети. Добавил три ресторана как местоположения. Затем создал категории, которые подошли для всех заведений одновременно: «Кухонное оборудование», «Столы и стулья», «Посуда и приборы», «Барное оборудование», «Техника», «Прочее».
Для каждого ресторана назначили ответственного менеджера с доступом только к своей локации. Управляющий получил полный доступ ко всем трём точкам.
Менеджеры трёх ресторанов одновременно провели инвентаризацию своих заведений. Каждый вносил позиции прямо со смартфона: сфотографировал холодильник, добавил в систему с серийным номером, моделью и датой покупки. К вечеру второго дня все три заведения имели полный реестр имущества.
Распечатали QR-коды для ключевого оборудования и наклеили на каждую единицу. Посуду маркировать QR-кодами не стали — вместо этого создали позиции «Тарелка обеденная» с полем «Количество» и ввели правило еженедельного пересчёта.
Настроили статусы: «В работе», «В ремонте», «Списан». Занесли данные об ответственных по каждой единице дорогостоящего оборудования.
Учёт выездных мероприятий
Для ресторана, который активно ведёт банкеты и кейтеринг, это оказалось одним из самых ценных применений. Перед выездным мероприятием менеджер создаёт запрос на выдачу инвентаря: столько-то тарелок, столько-то бокалов, такое-то оборудование. После мероприятия — подтверждает возврат, отмечая количество вернувшегося имущества. Если что-то разбилось или потерялось, фиксируется сразу.
Благодаря этому в конце месяца легко посчитать реальные потери от каждого события и включить их в стоимость следующего.
Контроль технического обслуживания
Холодильники, вентиляционные системы, посудомоечные машины требуют регулярного обслуживания. В карточке каждой единицы оборудования указали дату последнего ТО и плановую дату следующего. Управляющий раз в месяц просматривает список оборудования, которому скоро нужно обслуживание, — и заблаговременно вызывает сервисную службу, а не тогда, когда машина уже встала в разгар вечернего сервиса.
Результаты через месяц
Один из неожиданных результатов: стало понятно, что стулья из второго ресторана (36 штук) «числились» в первом уже полгода — их перевезли для банкета и забыли вернуть. После инвентаризации стулья вернулись на место, и второй ресторан перестал жаловаться на нехватку посадочных мест.
Что конкретно использовали в ресторанном учёте
| Функция Inventino | Применение в ресторанном учёте |
|---|---|
| Многоуровневые локации | Три ресторана в одном аккаунте; менеджеры видят только свою точку |
| Категории | Кухонное оборудование, мебель, посуда, бар — раздельный учёт по типам |
| Фото и описания | Фото каждой единицы оборудования с серийным номером для быстрой идентификации |
| QR-коды | Маркировка ключевого оборудования для инвентаризации смартфоном |
| Запросы на выдачу | Оформление инвентаря для выездных мероприятий с фиксацией возврата |
| Статусы | «В работе», «В ремонте», «Списан» — жизненный цикл каждой позиции |
| Роли доступа | Управляющий — полный доступ; менеджер ресторана — только своя точка |
Что стоит учесть ресторанам при внедрении
Посуда: штучный или количественный учёт?
Маркировать каждую тарелку QR-кодом нецелесообразно. Лучший подход: создать позицию «Тарелка обеденная, 26 см» с полем количества и вести количественный учёт. Раз в неделю или раз в месяц проводить пересчёт и фиксировать бой. Это занимает 10–15 минут и даёт чёткое понимание скорости убыли посуды.
Дорогостоящее оборудование: индивидуальный учёт
Промышленный холодильник, пароконвектомат, посудомоечная машина — каждая единица заслуживает отдельной карточки с серийным номером, датой покупки, гарантийным сроком и историей обслуживания. Это инвестиция, которая окупается при первом же гарантийном случае или страховом инциденте.
Банкетный инвентарь
Если ресторан проводит мероприятия, заведите отдельную категорию «Банкетный инвентарь» и всегда оформляйте выдачу через запросы. Это дисциплинирует персонал и даёт данные для расчёта потерь.
Как начать учёт в ресторане за три дня
- День 1: создайте аккаунт, добавьте точки как локации, настройте категории
- День 1: добавьте менеджеров с правами доступа к своим точкам
- День 2: проведите инвентаризацию — сначала дорогое оборудование, затем мебель, потом инвентарь
- День 2: для посуды создайте позиции с количеством, для оборудования — индивидуальные карточки
- День 3: распечатайте QR-коды для ключевого оборудования, наклейте и проверьте сканирование
- День 3: настройте процессы: как оформлять выдачу инвентаря, когда проводить пересчёт
- Далее: проводите ежемесячный пересчёт посуды и квартальную инвентаризацию оборудования
Начните вести учёт инвентаря в своём ресторане
Бесплатный тариф без ограничений по времени. Три дня — и хаос превращается в порядок.
Попробовать бесплатно