IT-оборудование — один из самых дорогостоящих видов имущества в современном офисе. Ноутбук стоит от 50 000 рублей, профессиональный монитор — от 30 000, сервер — несколько сотен тысяч. При этом во многих компаниях учёт техники ведётся в лучшем случае в Excel-таблице, которую никто не обновляет.
В этом кейсе расскажем, как IT-департамент компании численностью около 120 сотрудников решил проблему хаотичного учёта техники, внедрив Inventino как единую платформу для управления IT-активами.
Проблемы, с которыми пришли в Inventino
Перед внедрением системы учёт IT-оборудования выглядел примерно так: Excel-таблица с 2019 года, которую иногда обновляли, иногда — нет. В ней числились устройства, которые уже давно списаны, и не числились те, что купили в прошлом квартале.
- Увольнение сотрудников. Сотрудник уходит, ноутбук «забирает домой дочитать проект» — и технику видят только при следующей ревизии (если вообще видят).
- Нет привязки «устройство → сотрудник». IT-специалист не знает, у кого конкретный ноутбук с серийным номером XYZ, пока не обойдёт весь офис.
- Тихая смерть устройств. Монитор сломался, его унесли «на склад» — но в учёте он всё ещё значится рабочим и числится за отделом маркетинга.
- Бюджет планируется вслепую. Когда нужно рассчитать обновление парка, IT-команда не может точно сказать, сколько устройств старше трёх лет.
- Выдача техники новым сотрудникам. HR пишет заявку, IT-специалист идёт на склад, обнаруживает, что свободных ноутбуков нет, а три числятся в резерве, но их физически не найти.
Как выстроили систему учёта IT-активов
Первый этап занял одну неделю. IT-специалисты обошли все три офиса, физически нашли и занесли каждое устройство: серийный номер, модель, год покупки, текущий владелец, состояние. Часть данных загрузили из старой Excel-таблицы через CSV-импорт — это ускорило процесс примерно вдвое.
Создали иерархию категорий: Ноутбуки → MacBook / ThinkPad / другие; Мониторы; Серверное оборудование; Сетевое оборудование; Периферия. Локации: три офиса + склад резервного оборудования. Это сразу дало понимание распределения активов по подразделениям и офисам.
На каждое устройство наклеили QR-код Inventino — небольшие матовые наклейки на корпусе ноутбука или на задней панели монитора. В карточке устройства указали ответственного сотрудника. Теперь любой IT-специалист может отсканировать технику и сразу увидеть всю историю: кому выдано, когда, какие ремонты проводились.
Выстроили чёткий процесс: HR создаёт заявку в Inventino на выдачу оборудования для нового сотрудника — IT-специалист видит заявку, берёт со склада подходящее устройство, меняет статус с «Резерв» на «В использовании» и указывает нового ответственного. При увольнении сотрудника HR автоматически инициирует возврат через запрос в системе.
Учёт гарантийных сроков и амортизации
Для каждого устройства в дополнительных полях карточки указали дату покупки и срок гарантии. Это позволило IT-команде сформировать отчёт: «все ноутбуки, у которых гарантия заканчивается в следующем квартале» — и заблаговременно готовить документы на гарантийный ремонт или продление.
Также добавили кастомное поле «Год выпуска» — теперь при планировании бюджета на следующий год легко выгрузить список устройств старше 4 лет, которые нужно заменить.
Интеграция с процессом онбординга
Отдельный выигрыш — онбординг новых сотрудников. Раньше выдача техники превращалась в квест: что есть на складе, где оно лежит, как оформить. Теперь HR видит в системе, что на складе 5 свободных ноутбуков модели X и 3 модели Y, выбирает подходящий и направляет запрос. IT-специалист подтверждает, делает настройку, и устройство уходит к сотруднику — с актом приёма-передачи, сгенерированным в Inventino.
Результаты после 2 месяцев работы
Неожиданный бонус: при первой инвентаризации обнаружили 23 устройства, которые числились потерянными или не числились вовсе. Среди них — 7 ноутбуков, которые нашли в кабинетах «на всякий случай», и дорогостоящий сетевой коммутатор, который хранился в подсобке без маркировки.
Что именно использовали в Inventino
| Функция Inventino | Применение в IT-учёте |
|---|---|
| Карточки позиций | Серийный номер, модель, год покупки, гарантийный срок, ответственный сотрудник |
| Категории | Ноутбуки, мониторы, серверы, периферия — раздельный учёт по типам |
| Местоположения | Три офиса + склад резервного оборудования |
| QR-коды | Наклейки на корпус для мгновенной идентификации при инвентаризации |
| Запросы | Выдача техники при онбординге и возврат при увольнении |
| Статусы | «В использовании», «В резерве», «В ремонте», «Списан» |
| Роли | IT-администратор управляет всем; HR видит только запросы на выдачу/возврат |
Частые ошибки при учёте IT-активов
- Не вносить старое оборудование. «Это всё равно скоро спишем» — классическая ошибка. Именно «скоро-списываемое» оборудование чаще всего теряется или уходит «по-тихому».
- Не обновлять ответственного при смене сотрудника. Устройство числится за уволенным человеком — и никто не знает, где оно на самом деле.
- Игнорировать периферию. Мышь за 5 000 рублей — тоже актив. Клавиатура, гарнитура, веб-камера — всё это стоит денег и имеет свойство пропадать.
- Не фиксировать ремонты. История обслуживания помогает принять решение: ремонтировать или заменить.
Как начать учёт IT-оборудования с Inventino
- Создайте аккаунт и организацию в Inventino
- Создайте категории: Ноутбуки, Мониторы, Серверы, Периферия, Сетевое оборудование
- Добавьте локации: офисы и склад
- Выгрузите данные из Excel и загрузите через CSV-импорт
- Допишите недостающие позиции по результатам физической инвентаризации
- Распечатайте QR-коды и наклейте на каждое устройство
- Добавьте коллег из IT-команды и HR с разными уровнями доступа
- Настройте процесс выдачи/возврата техники через модуль запросов
Начните вести учёт IT-оборудования сегодня
Бесплатно, без ограничений по времени. Первый реестр можно собрать за несколько часов.
Попробовать бесплатно