Салон красоты — это не только мастера и клиенты, но и значительный парк дорогостоящего оборудования: лазерные аппараты для эпиляции, косметологические стулья, ультразвуковые устройства, профессиональные фены и плойки, педикюрные кресла, стерилизаторы. Всё это стоит денег — и всё это легко потерять из виду без системного учёта.
В этом кейсе — история сети из трёх салонов красоты, которая перешла от разрозненных таблиц к единому реестру оборудования и впервые за несколько лет получила точную картину того, что, где и в каком состоянии находится.
Проблемы учёта в сфере красоты
Косметологический бизнес имеет свою специфику, которая делает учёт оборудования особенно важным:
- Дорогостоящие аппараты. Лазер для эпиляции или аппарат для RF-лифтинга может стоить несколько сотен тысяч рублей. Потеря или повреждение — прямые убытки.
- Гарантия и сервисное обслуживание. У каждого аппарата свои сроки гарантии и регламент технического обслуживания. Пропустить плановый сервис — значит лишиться гарантии.
- Перемещения между точками. В небольших сетях дорогое оборудование перемещают между салонами «под конкретного клиента». Без фиксации аппарат просто теряется.
- Ответственность мастеров. Мастер работает со своим инструментом — и должен нести ответственность за его сохранность. Без системы это просто слова.
- Расходники и инвентарь. Кушетки, простыни, подголовники — мелочи, которые никто не считает, пока они не заканчиваются в самый неподходящий момент.
Ситуация до внедрения Inventino
Управляющая сетью вела учёт оборудования в общем Google-документе, который последний раз обновлялся восемь месяцев назад. Когда один из дорогих косметологических аппаратов потребовал ремонта, выяснилось, что не только никто не знает, истёк ли срок гарантии, — но и сам документ на покупку нашли не сразу.
Ещё одна болевая точка: при открытии нового (третьего) салона оборудование «позаимствовали» из первого и второго. Через три месяца никто не мог точно сказать, что именно и откуда взяли.
Как внедряли Inventino в салонах красоты
Каждый салон разбили на зоны: зал маникюра, кабинет косметолога, зал лазерной эпиляции, ресепшен. Для каждой зоны — своя локация в Inventino. Так сразу видно, что где находится, и можно назначить ответственного за конкретную зону.
На каждый значимый аппарат завели карточку: название, серийный номер, дата покупки, поставщик, срок гарантии, дата последнего и следующего технического обслуживания. Для самых дорогих позиций прикрепили сканы договоров и сервисных книжек прямо в карточку.
На каждый аппарат и дорогостоящий инструмент наклеили QR-код. Теперь любой администратор может сканировать аппарат смартфоном и сразу видеть его статус, историю перемещений и срок следующего ТО.
Когда аппарат перевозят из одного салона в другой, мастер или администратор оформляет перемещение в системе. Принимающая сторона подтверждает получение. Теперь в любой момент видно, где физически находится каждый аппарат.
Контроль сроков обслуживания
Для косметологических аппаратов критически важно соблюдать регламент технического обслуживания — это условие сохранения гарантии и безопасной эксплуатации. В Inventino для каждого аппарата настроили пользовательские поля: «Дата последнего ТО», «Дата следующего ТО», «Сервисный центр». Система присылает уведомления на почту за 30 и 7 дней до истечения срока.
За первые полгода это помогло не пропустить плановое ТО двух лазерных аппаратов — что сохранило гарантию на оборудование общей стоимостью более 700 000 рублей.
Учёт аренды оборудования мастерами
Часть мастеров работает по схеме аренды рабочего места и использует своё оборудование. Для них в системе создали отдельную категорию «Оборудование арендаторов» — так всегда видно, что принадлежит салону, а что является личным инструментом мастера. При расторжении договора аренды можно быстро сформировать список возвращаемого инвентаря.
Результаты через 4 месяца использования
Показательный момент: при первом полном сканировании обнаружилось два аппарата, которые числились в первом салоне, а физически находились во втором уже больше четырёх месяцев. Никто не оформлял перемещение — просто «временно взяли». Теперь таких ситуаций не возникает.
Что использовали в сети салонов
| Функция Inventino | Применение в салоне красоты |
|---|---|
| Иерархия локаций | Салон → зал/кабинет; привязка каждого аппарата к конкретному месту |
| Пользовательские поля | Дата гарантии, дата ТО, серийный номер, сервисный центр |
| QR-коды | Быстрая идентификация аппарата при инвентаризации или передаче |
| Запросы на перемещение | Фиксация переездов аппаратов между салонами с подтверждением получения |
| Уведомления по email | Напоминания о приближающихся сроках ТО и окончании гарантии |
| Статусы | «В работе», «На обслуживании», «Неисправен», «Списан» |
Советы для владельцев салонов красоты
Начните с дорогого оборудования
Не пытайтесь сразу внести всё подряд — начните с аппаратов стоимостью от 30 000 рублей. Именно они требуют документального сопровождения, гарантийного обслуживания и строгого контроля местонахождения. На остальное инвентарь (простыни, полотенца, мелкие расходники) можно перейти позже.
Фиксируйте дату покупки и поставщика
Гарантийный случай может наступить через год-полтора после покупки. Если вся информация о покупке хранится в карточке аппарата, вы сэкономите часы на поиски документов в самый неподходящий момент.
Назначьте ответственных по кабинетам
Каждый кабинет или рабочая зона должны иметь конкретного ответственного — старшего мастера или администратора. Это формирует культуру бережного отношения к оборудованию: люди знают, что они несут личную ответственность за сохранность и техническое состояние всего, что числится за их зоной.
Попробуйте Inventino для вашего салона
Начните бесплатно и наведите порядок в учёте оборудования уже сегодня — без сложного внедрения и специальных знаний.
Начать бесплатно